Eric van Peet van Bestuursondersteuning

Waar houdt bestuursondersteuning zich nu precies mee bezig? Deze week spreken we met Eric van Peet, sinds 2013 werkt hij als medewerker bestuursondersteuning voor de veiligheidsregio. “We hebben binnen ons team verschillende portefeuilles verdeeld, en die zijn gekoppeld aan de verschillende MT-leden. Daar ben je het eerste aanspreekpunt voor. Zelf werk ik voor de ’meldkamer en de programma’s maritieme veiligheid en waterveiligheid. Daarnaast ben ik betrokken bij verschillende projecten zoals publiek private samenwerking, huisvesting en samenwerking met andere Zeeuwse gemeenschappelijke regelingen. Onze rol is dat wij collega’s intern adviseren op het proces: we willen helpen om dat wat afdelingen voor elkaar willen krijgen, bijvoorbeeld een akkoord van het bestuur om hun voorstel, ook lukt.”

Hoe ziet dat er precies uit?

Je schakelt aan de voorkant met de opsteller van een stuk die door het bestuur bekeken moet worden. Zo waren we laatst bezig met een brief over de meldkamer die moest worden verstuurd. Vanuit de inhoud wordt het opgesteld en dan wordt aan mij gevraagd om de brief tegen te lezen. Mijn opdracht is als volgt: is het duidelijk voor een bestuurder die niet zo goed in de materie zit, maar toch zijn handtekening onder het document moet zetten. Snapt een bestuurder, maar ook degene aan wie de brief is gericht, ook wat er in zo’n brief staat en is de toonzetting goed. Het helpt dat je vaak ook weet wat er op andere dossiers speelt en ook daar kijken wij naar. Staan er zaken in die andere afdelingen raken of die weer raken aan de ontwikkelingen elders. Dat zijn dan dingen die ik meegeef, van: “goh, kijk daar nog eens naar of let even hier op”, en zijn er gevoeligheden? Zit er wel een bestuurlijk sausje overheen, dat proberen wij er overheen te gieten. Dus wij helpen mensen om hun beoogde doel te bereiken.

Waan van de dag

De waan van de dag maakt het werk boeiend. Dat je ’s ochtends binnen stapt, en ondanks het feit dat er deadlines zijn die je moet halen er heel veel andere dingen op je pad komen. Dus je merkt wel dat de agenda van de MT-leden en bestuurders de druk en de hectiek bepalen in onze eigen kamer. Daarnaast ben je een schakel tussen de organisatie en bestuur. We helpen de afdelingen en willen dienstbaarheid uitstralen. In het verleden zagen we wel eens dat ze heel erg vanuit hun eigen afdeling ergens naar keken en soms ook wel vergaten om ook die bredere blik toe te passen. Nu werken we veel meer samen, afdelingen snappen beter waarom we dit werk doen met als resultaat dat het werk er ook beter van wordt. We krijgen hierdoor minder werk terug  vanuit het MT of bestuur. Je probeert de smeerolie te zijn tussen de verschillende afdelingen.

Duale rol

We hebben twee rollen. Een rol in het proces en een rol als het gaat om inhoudelijk advies. Dus als het over procesdingen gaat – “hoe krijg ik dingen naar het bestuur” en “hoe kan ik er voor zorgen dat ik een akkoord op het voorstel krijg dat ik heb gemaakt”, dan denken wij mee. We adviseren hoe je dat het beste kunt doen, hoe men ervoor kan zorgen dat er draagvlak komt voor het stuk, en wie je daarbij moet betrekken (zowel intern als extern). Ik had bijvoorbeeld laatst overleg bij maritieme veiligheid en daar zijn ze bezig om de samenwerking verder op te pakken met Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Er komt een document waarin afspraken moeten worden vastgelegd, die straks door beide veiligheidsregio’s wordt bekrachtigt. En daar merk je gewoon dat de beleidscapaciteit bij het schrijven van zo’n stuk soms lastig is, en daar probeer ik ze bij te helpen.

Maatschappelijke opgave

Ik ben in 2010 begonnen bij VRZ, als trainee. De maatschappelijke opgave trok me aan, dat je iets concreets kunt betekenen voor de burger hier in Zeeland. Je kunt dit soort werk ook bij het Rijk op het gebied van veiligheid gaan doen maar dat is vaak toch een beetje abstract. Ik vind dat je hier toch ook wel meer de resultaten van je werk terug ziet komen en dat spreekt me aan. Dat je hele basale dingen ziet terugkomen. Zo zie je dat de samenwerking steeds beter gaat, dat bij de brandweer de uitrusting beter wordt. Dat je het op die manier veiliger ziet worden. Bovendien ben ik ook iemand die minder snel bij een commercieel bedrijf zou werken. Dat is niet mijn drive. Ik vind het mooi dat je ook wel iets kan doen voor de maatschappij en dat het meerwaarde heeft.

Warme rol

Ik ben in opleiding voor een warme functie tot informatiecoördinator in het beleidsteam. Hier ben ik verantwoordelijk voor het informatieproces: de operationele informatie over het incident wordt zinvol vertaald naar een bestuurlijk beeld en dat moet aan het bestuur worden gepresenteerd. Doordat ik een filter toepas, kijk ik naast de operationele informatie wat er voor het bestuur relevant is. Het is bijvoorbeeld niet relevant om te weten wat hoeveel tankautospuiten er zijn ingezet en waar ze precies staan. Het maatschappelijke effect van een incident is bijvoorbeeld wel relevant. Wat betekent het voor de evacuatie van een wijk of een school, zijn alle relevante partijen vertegenwoordigd in het beleidsteam en zou een burgemeester gebruik moeten maken van bepaalde noodbevoegdheden die hij heeft.

Daarnaast zit je net als de andere deelnemers ook als adviseur aan tafel. Hier denk je mee: wat zijn bepaalde dilemma’s, dat je inbreekt als er een bepaalde ontwikkelingen is en dat je dat ook bewaakt.

Ook heb je afstemming met de informatiemanager van het regionaal operationeel team over bijvoorbeeld  besluiten die in het beleidsteam zijn genomen, maar ook probeer je informatie te verzamelen die ze nodig hebben om tot een goed besluit te komen. Dus eigenlijk ben je dan ook daar weer een soort schakel tussen het operationele en het bestuurlijke.

Bewust kiezen

Ik werk natuurlijk al best een tijdje hier, en ik ben heel bewust later aan mijn operationele functie begonnen. Ik heb gekozen voor iets wat bij me past. Het sluit heel mooi aan op het werk wat ik nu doe. Ik ken de bestuurders en de bestuurders kennen mij. En vanuit bestuursondersteuning ben je al een soort van koude informatiecoördinator. In feite verandert je werk niet eens zo heel erg veel behalve dat je het nu tijdens een calamiteit doet. Dan zit je nu bij een beleidsteam en heb je een vergelijkbare rol.